E-Rechnung 2026: Was Selbstständige in Deutschland wissen müssen

Stand: 12. September 2026. Die E-Rechnung ist in Deutschland keine bloße PDF-Rechnung. Seit 1. Januar 2025 definiert § 14 UStG sie als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Für die verpflichtende Ausstellung gelten 2026 noch Übergangsregeln.

Dieser Beitrag ordnet öffentlich zugängliche Primärquellen allgemein ein. Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für den konkreten Geschäftsvorfall sind unter anderem Leistung, Rechnungsaussteller, Empfänger, Umsatzart und mögliche Ausnahmen maßgeblich.

Was 2026 als E-Rechnung gilt

Das BMF erläutert in seinen FAQ vom März 2026: Seit 1. Januar 2025 muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Die Struktur muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.

Ein einfaches PDF erfüllt diese Definition nicht. Es ist eine „sonstige Rechnung“, weil die sichtbaren Zeichen nicht als standardisierter Rechnungsdatensatz vorliegen. Eine Software könnte den Inhalt nur über Texterkennung oder individuelle Auswertung erschließen.

Auch die Bezeichnung „PDF-Rechnung“ sagt deshalb nichts darüber aus, ob ein Beleg eine E-Rechnung ist. Entscheidend ist der strukturierte Teil.

Welche Formate nennt das BMF?

Das BMF nennt insbesondere die in Deutschland üblichen Formate:

• XRechnung: ein strukturiertes XML-Format ohne eigene PDF-Darstellung.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein hybrides PDF mit eingebettetem XML. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Beide können die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen an eine E-Rechnung erfüllen. Das BMF weist zugleich darauf hin, dass sich die technische Konformität und die Geschäftsregeln durch eine Validierung prüfen lassen. Eine Validierung kann Fehler aufdecken, ist aber keine automatische Garantie für die steuerliche Anerkennung.

Rechnungstool erzeugt finalisierte ZUGFeRD-PDFs nach EN 16931. Der sichtbare PDF-Teil ist lesbar; die eingebetteten Daten sind für Software bestimmt. Mehr zu den Formaten steht im Vergleich ZUGFeRD vs. XRechnung.

Wer ist grundsätzlich betroffen?

Die Neuregelung betrifft nach den BMF-FAQ regelmäßig Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Dazu können Selbstständige, Freiberufler, Vermieter, Kleinunternehmer und andere unternehmerisch Tätige zählen. Private Endverbraucher sind von der B2B-Regel nicht betroffen.

Ein Unternehmen gilt dabei grundsätzlich als inländisch, wenn Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland liegen. Ohne Sitz können Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt relevant sein.

Diese allgemeine Einordnung ersetzt keine Prüfung des konkreten Falls. Grenzüberschreitende Leistungen, steuerfreie Umsätze, öffentliche Auftraggeber und besondere Leistungsarten können eigene Regeln auslösen.

Was gilt 2026 für das Ausstellen?

Zwischen 1. Januar 2025 und 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller nach der Übergangsregel des BMF statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen. Papier ist möglich. Ein anderes elektronisches Format wie ein einfaches PDF setzt grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus.

Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsfrist bis Ende 2027. Ein EDI-Verfahren, das die E-Rechnungsanforderungen nicht erfüllt, kann ebenfalls noch bis Ende 2027 unter den genannten Bedingungen genutzt werden.

Die Fristen sind kein Grund, die Formatumstellung aufzuschieben. Empfänger müssen E-Rechnungen bereits verarbeiten können, und die Vorbereitung von Stammdaten, Rechnungsablauf und Aufbewahrung braucht Zeit.

Empfang ist seit 1. Januar 2025 erforderlich

Inländische Unternehmen müssen laut BMF seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Die Empfangsanforderung gilt auch für Kleinunternehmer, obwohl diese bei eigenen Leistungen von der Ausstellungspflicht ausgenommen sein können.

Empfangen bedeutet nicht, dass jede E-Rechnung automatisch in ein komplexes Buchhaltungssystem importiert werden muss. Der strukturierte Datensatz muss aber verfügbar bleiben und sollte lesbar gemacht und geprüft werden können.

Wichtige Ausnahmen

Die E-Rechnungspflicht greift nicht pauschal bei jedem Beleg. Das BMF nennt unter anderem:

• Rechnungen an private Endverbraucher,
• viele nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze,
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto,
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten,
• Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden,
• bestimmte Leistungen an nichtunternehmerische juristische Personen.

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten daneben besondere B2G-Regeln. Eine Leitweg-ID ist im normalen B2B-Bereich grundsätzlich nicht erforderlich, kann aber für Behördenrechnungen entscheidend sein.

Was muss in der strukturierten Datei stehen?

Alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein, damit eine automatische Verarbeitung möglich ist. Ein bloßer Verweis aus der XML auf eine unstrukturierte Anlage genügt für Pflichtangaben nicht.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD sind die strukturierten Daten führend. Weicht der sichtbare PDF-Teil von der eingebetteten XML ab, sind nach der BMF-Einordnung die strukturierten Daten maßgeblich. Deshalb sollten beide Darstellungen aus derselben Datenquelle erzeugt und vor Ausgabe geprüft werden.

Aufbewahrung bleibt eine eigene Aufgabe

Nach § 14b UStG ist ein Doppel ein- und ausgehender Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Das BMF verweist zusätzlich auf die GoBD.

Eine Software kann Aufbewahrungs-Workflows unterstützen. Daraus folgt aber nicht automatisch, dass jeder konkrete Prozess GoBD-konform oder rechtlich ausreichend ist. Organisation, Zugriffsrechte, Änderungen, Exporte, Backups und betriebliche Verfahrensdokumentation spielen ebenfalls eine Rolle.

Praktische Checkliste für Selbstständige

1. Prüfe, welche deiner Umsätze B2B, B2C, B2G oder ausgenommen sind.
2. Stelle sicher, dass du E-Rechnungen empfangen und lesbar machen kannst.
3. Entscheide, ob du 2026 bereits ZUGFeRD oder XRechnung ausstellst.
4. Pflege Absender, Kunden, Artikel, Steuersätze und Leistungszeiträume strukturiert.
5. Trenne bearbeitbare Entwürfe von finalisierten Rechnungen.
6. Prüfe die strukturierten Daten und bewahre das Originalformat auf.
7. Kläre Sonderfälle mit Steuerberatung oder Rechtsberatung.

Primärquellen

• Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026
• § 14 Umsatzsteuergesetz