Ein PDF kann aussehen wie eine vollständige Rechnung und trotzdem keine E-Rechnung sein. Seit 1. Januar 2025 kommt es in Deutschland nicht nur auf das sichtbare Dokument an. Eine E-Rechnung braucht strukturierte Daten, die ein anderes System automatisch verarbeiten kann.
ZUGFeRD und XRechnung lösen diese Aufgabe unterschiedlich. ZUGFeRD kombiniert PDF und XML in einer Datei. XRechnung besteht aus strukturiertem XML und braucht für Menschen meist einen Viewer.
Die kurze Antwort
| Format | Für Menschen sichtbar | Strukturierte Daten | E-Rechnung möglich? |
|---|---|---|---|
| Einfaches PDF | ja | nein | nein, seit 1. Januar 2025 „sonstige Rechnung“ |
| ZUGFeRD | ja, als PDF | ja, eingebettete XML | ja, in geeigneter Version und Profil |
| XRechnung | nicht ohne Darstellung | ja, XML | ja |
Das Bundesfinanzministerium nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL – sowie XRechnung als in Deutschland übliche Formate, die die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllen können.
Warum ein normales PDF nicht genügt
Ein normales PDF speichert vor allem, wie Text und grafische Elemente auf einer Seite dargestellt werden. Menschen erkennen Empfänger, Rechnungsnummer, Positionen und Summen. Eine Buchhaltungssoftware kennt aber die Bedeutung der Zeichen nicht zuverlässig.
Sie könnte versuchen, Beträge und Adressen mit Texterkennung auszulesen. Das ist eine Interpretation. Eine strukturierte E-Rechnung ordnet dagegen Werte eindeutig definierten Datenfeldern zu. Der Empfänger kann diese Felder automatisiert übernehmen und validieren.
Deshalb ist ein per E-Mail verschicktes PDF seit 2025 nicht allein wegen des elektronischen Versands eine E-Rechnung. Es fällt unter „sonstige Rechnung“. Während der Übergangsfristen kann das weiterhin zulässig sein; die Formatdefinition ändert sich dadurch nicht.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Es verbindet zwei Darstellungen in einer Datei:
- eine PDF/A-3-Darstellung, die wie eine normale Rechnung gelesen werden kann,
- eine eingebettete XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten.
Für viele Selbstständige ist das praktisch: Wer nur eine lesbare Rechnung benötigt, öffnet das PDF. Eine Buchhaltungssoftware kann parallel auf die XML-Daten zugreifen.
Bei hybriden Formaten ist seit der Neudefinition der E-Rechnung der strukturierte Teil führend. Weichen PDF und XML voneinander ab, sind nach der BMF-Einordnung die XML-Daten maßgeblich. Gute Erstellungssoftware erzeugt deshalb beide Teile aus demselben Rechnungsdatensatz.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist eine deutsche Spezifikation für strukturierte E-Rechnungen. Die Datei ist XML. Sie enthält keine eigene PDF-Darstellung. Für eine lesbare Ansicht wird ein Viewer benötigt, zum Beispiel der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung.
XRechnung spielt bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eine wichtige Rolle. Im B2G-Bereich können neben dem Umsatzsteuerrecht weitere Vorschriften, Portale, Leitweg-IDs und Übermittlungswege gelten. Diese Anforderungen müssen für den jeweiligen Auftraggeber geprüft werden.
Gemeinsame Grundlage: EN 16931
Die europäische Normenreihe EN 16931 beschreibt ein semantisches Datenmodell für Kernbestandteile elektronischer Rechnungen. Vereinfacht gesagt legt sie fest, welche geschäftliche Bedeutung Felder wie Verkäufer, Käufer, Position, Steuer und Zahlung haben.
Eine Datei kann syntaktisch XML sein und trotzdem inhaltlich fehlerhaft. Deshalb sind zwei Ebenen zu unterscheiden:
- Format: Sind Datei und Felder technisch nach der Spezifikation aufgebaut?
- Geschäftsregeln: Sind Pflichtfelder, Summen, Steuern und logische Beziehungen plausibel?
Eine technische Validierung hilft, Fehler zu erkennen. Sie ersetzt jedoch nicht die Prüfung, ob die tatsächliche Leistung, Steuerbehandlung und Empfängersituation korrekt abgebildet sind.
ZUGFeRD oder XRechnung wählen?
ZUGFeRD passt oft, wenn …
- der Empfänger eine direkt lesbare PDF-Darstellung erwartet,
- strukturierte Daten zugleich maschinell verarbeitet werden sollen,
- du denselben Beleg bequem ansehen und automatisiert weitergeben möchtest.
XRechnung passt oft, wenn …
- ein öffentlicher Auftraggeber dieses Format oder einen bestimmten Übermittlungsweg verlangt,
- ein rein strukturierter XML-Datensatz gewünscht ist,
- das empfangende System die Datei direkt visualisiert und verarbeitet.
Die Entscheidung sollte vom Empfänger und dem konkreten Prozess ausgehen. Im B2B-Bereich ist ZUGFeRD oft zugänglicher, weil das sichtbare PDF bereits enthalten ist. Im B2G-Bereich sind die Vorgaben des Auftraggebers entscheidend.
Was Rechnungstool erzeugt
Rechnungstool erstellt deutsche EUR-Rechnungen als finalisiertes ZUGFeRD-PDF nach EN 16931. Der Ablauf kann im Browser oder über einen verbundenen KI-Assistenten erfolgen. ChatGPT oder Claude sammelt Rechnungsdaten, lässt dich den Entwurf prüfen und ruft nach deiner Bestätigung die Finalisierung auf.
Die Aussage „ZUGFeRD nach EN 16931“ beschreibt das unterstützte Format. Sie ist keine pauschale Zusage, dass jeder eingegebene Geschäftsvorfall rechtlich oder steuerlich richtig abgebildet ist.
Quellen und Stand
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