Wer freiberuflich startet, braucht kein Gewerbeamt, keinen Handelsregistereintrag und kein Startkapital. Es bleibt ein einziger Vorgang: die steuerliche Anmeldung beim Finanzamt über den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ in ELSTER. Ausgefüllt ist er an einem Nachmittag.
Diese Anleitung führt durch den Fragebogen für Einzelunternehmen und richtet sich an Freiberufler nach § 18 EStG, die allein arbeiten. Für Gewerbetreibende, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften gelten andere Formulare und zusätzliche Schritte.
Dieser Beitrag ordnet öffentlich zugängliche Quellen allgemein ein. Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob eine Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist, entscheidet nicht die Selbsteinschätzung, sondern das Finanzamt anhand des Einzelfalls.
Bevor du anfängst
Drei Dinge, die vor dem Formular geklärt sein sollten.
Kein Gewerbeamt. Eine freiberufliche Tätigkeit nach § 18 EStG ist kein Gewerbe. Du meldest dich nur beim Finanzamt an, zahlst keine Gewerbesteuer und wirst nicht Pflichtmitglied der IHK. Es gibt genau dieses eine Formular.
Das ELSTER-Konto braucht Vorlauf. Der Fragebogen wird elektronisch übermittelt, ELSTER ist der amtliche Weg dorthin. Wenn du noch kein Konto hast: Bei der Registrierung kommt der Aktivierungscode per Post, das dauert in der Regel rund zwei Wochen. Die Anmeldung beim Finanzamt soll innerhalb eines Monats nach Beginn der Tätigkeit erfolgen (§ 138 AO). Die Registrierung startest du also besser vor dem ersten Auftrag als danach.
Steuer-ID und Steuernummer sind zwei verschiedene Dinge. Die Steuer-Identifikationsnummer hast du bereits, sie wird bei der Geburt vergeben, gilt lebenslang und ändert sich durch diese Anmeldung nicht. Was du mit dem Fragebogen beantragst, ist eine zusätzliche Steuernummer für die freiberufliche Tätigkeit. Diese Steuernummer gehört später auf jede Rechnung, die Steuer-ID nicht.
Schritt 1: Den Fragebogen in ELSTER finden
Nach der Anmeldung unter www.elster.de oben auf Suche klicken.
Dort nach dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung suchen. ELSTER führt mehrere Varianten, unter anderem für Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften. Für eine freiberufliche Einzeltätigkeit ist Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen der richtige Treffer.
Schritt 2: Das Formular öffnen
Die Suche führt zunächst auf eine Infoseite, nicht direkt in das Formular. Auf dieser Seite klickst du auf den Link zum Formular.
Schritt 3: Zuständiges Finanzamt wählen
Mit dem Fragebogen beantragst du eine neue Steuernummer. Dafür muss das zuständige Finanzamt hinterlegt sein, in der Regel das an deinem Wohnsitz.
Wenn du nicht weißt, welches das ist, findest du es über die Finanzamtsuche des Bundeszentralamts für Steuern anhand deiner Postleitzahl.
Schritt 4: Persönliche Angaben und Bankverbindung
Name, Anschrift, Geburtsdatum und die Steuer-Identifikationsnummer, die du bereits hast. Dazu die Bankverbindung: Das Finanzamt nutzt sie für Erstattungen und, wenn du ein Lastschriftmandat erteilst, für den Einzug von Vorauszahlungen.
Ein eigenes Geschäftskonto ist für Freiberufler nicht vorgeschrieben. Getrennte Konten machen die spätere Buchhaltung aber deutlich einfacher.
Schritt 5: Art der Tätigkeit – freiberuflich oder gewerblich
Hier beschreibst du in wenigen Worten, was du tust. Dieses Feld ist das wichtigste im ganzen Formular: Daran liest das Finanzamt ab, ob es dich als Freiberufler oder als Gewerbetreibenden führt. Dieselbe Arbeit kann je nach Formulierung in die eine oder die andere Richtung kippen – „Grafikdesign“ oder „Journalistische Tätigkeit“ klingt nach freiem Beruf, „Agentur für Online-Marketing“ nach Gewerbe.
Der folgende Prompt hilft bei der Formulierung. Fülle oben die drei Lücken aus und gib ihn ChatGPT oder Claude:
Was ich mache: [z. B. Webseiten gestalten für kleine Firmen]
Meine Ausbildung: [z. B. Studium Kommunikationsdesign]
Wie ich Geld verdiene: [z. B. Projekte nach Stunden]
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Kontext: Ich melde mich als Freiberufler (Einzelunternehmer, § 18 EStG) über ELSTER beim Finanzamt an, mit dem „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – Einzelunternehmen“. Formuliere dafür den Eintrag im Feld „Art der Tätigkeit“.
Regeln:
- Kurz: wenige Worte, max. 180 Zeichen.
- Die Bezeichnung des freien Berufs verwenden, z. B. „Grafikdesign“, „Ingenieurtätigkeit“, „Journalistische Tätigkeit“.
- Konkret, aber nicht zu eng, damit spätere Erweiterungen abgedeckt sind.
- Allgemein verständlich, ohne Fachjargon oder Marketing-Sprache.
- Keine Begriffe, die gewerblich klingen, wie Handel, Verkauf, Vermittlung oder Agentur.
Gib mir genau 3 Varianten zum Kopieren. Wenn meine Tätigkeit eher gewerblich als freiberuflich wirkt, sag es mir in einem Satz.Die Vorschläge sind ein Entwurf für die Formulierung, keine Einordnung durch das Finanzamt. Wenn unklar bleibt, ob deine Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist, kläre das vor dem Absenden.
Eingetragen wird der Text hier:
Schritt 6: Umsatz und Gewinn schätzen
Gefragt ist eine Prognose für deine freiberufliche Tätigkeit. Andere Einkünfte, etwa ein Angestelltengehalt, gehören nicht in diese Felder, die werden an anderer Stelle erfasst.
Hieraus leitet das Finanzamt die Einkommensteuer-Vorauszahlungen ab. Bei niedrigen Schätzungen zu Beginn werden in der Regel gar keine Vorauszahlungen festgesetzt.
Schätze deshalb realistisch-konservativ. Wer zu hoch ansetzt, zahlt ab dem ersten Quartal Geld auf Einnahmen, die noch gar nicht da sind. Sobald deine erste Steuererklärung vorliegt, passt das Finanzamt die Vorauszahlungen an die tatsächlichen Zahlen an.
Schritt 7: Gewinnermittlung – EÜR oder Bilanzierung
Zwei Verfahren stehen zur Auswahl:
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), § 4 Abs. 3 EStG. Du stellst die tatsächlichen Betriebseinnahmen den tatsächlichen Betriebsausgaben gegenüber.
- Betriebsvermögensvergleich, § 4 Abs. 1 EStG – doppelte Buchführung mit Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung.
Für eine freiberufliche Einzeltätigkeit ist die EÜR die richtige Wahl. Freiberufler sind nach § 141 AO nicht buchführungspflichtig. Die dort genannten Umsatz- und Gewinngrenzen gelten nur für Gewerbetreibende.
Den Betriebsvermögensvergleich freiwillig zu wählen, lohnt sich als Einzelfreiberufler praktisch nie. Er bedeutet erheblich mehr Aufwand ohne einen Vorteil, der das aufwiegt.
Schritt 8: Kleinunternehmerregelung – ja oder nein
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG kannst du wählen, wenn dein Umsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € bleibt. Im Gründungsjahr gibt es kein Vorjahr, dann zählt die Grenze von 25.000 € im laufenden Jahr.
Wer die Regelung nutzt, weist auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und ergänzt stattdessen einen Hinweis auf § 19 UStG.
Was nach dem Absenden passiert
Das Finanzamt prüft die Angaben. Üblich sind zwei bis acht Wochen. Die Steuernummer kommt anschließend per Post.
Sobald die Steuernummer da ist, gehört sie auf jede Rechnung, zusammen mit den übrigen Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Quellen und Stand
- § 18 EStG – Einkünfte aus selbständiger Arbeit
- § 4 EStG – Gewinnbegriff im Allgemeinen
- § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 138 AO – Anzeigen über die Erwerbstätigkeit
- § 141 AO – Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger
- ELSTER – Mein ELSTER
- BZSt – Finanzamtsuche
Stand: 24. September 2026.
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