Rechnung mit ChatGPT erstellen: So wird daraus eine echte E-Rechnung

Eine Rechnung mit ChatGPT zu schreiben klingt zunächst einfach: Absender, Kunde, Leistung und Betrag in den Chat eingeben, Text kopieren, als PDF speichern. Für eine deutsche E-Rechnung reicht dieser Ablauf nicht. ChatGPT allein führt keinen verlässlichen Nummernkreis, finalisiert keinen unveränderlichen Beleg und erzeugt nicht automatisch ein strukturiertes Rechnungsformat.

Rechnungstool schließt genau diese Lücke über das Model Context Protocol (MCP). Der Assistent bekommt klar abgegrenzte Rechnungswerkzeuge. Damit kann er aus deinen Angaben einen Entwurf anlegen, Rückfragen stellen, die Rechnung nach deiner Bestätigung finalisieren und das fertige ZUGFeRD-PDF als Datei in den Chat zurückgeben.

Was ChatGPT allein kann – und was nicht

Ein Sprachmodell ist gut darin, unstrukturierte Angaben zu ordnen. Aus „zwei Beratungstage im August, je 900 Euro“ kann es Rechnungspositionen und eine verständliche Leistungsbeschreibung formulieren. Es kann auch auf offensichtlich fehlende Angaben hinweisen.

Das ist aber noch keine ausgeführte Rechnungstransaktion. Ohne angebundenes Werkzeug fehlen dem Chat unter anderem:

• ein dauerhafter oder zeitlich begrenzter Rechnungsdatensatz,
• ein definierter Wechsel vom bearbeitbaren Entwurf zur finalisierten Rechnung,
• eine verlässlich vergebene fortlaufende Rechnungsnummer,
• eine strukturierte Datei nach dem E-Rechnungsstandard,
• ein abrufbares PDF, das zu genau diesem finalisierten Datensatz gehört.

Ein Remote-MCP-Server stellt diese Operationen als Werkzeuge bereit. ChatGPT entscheidet anhand von Namen, Beschreibungen und Parameterschemata, wann es sie einsetzen soll. Deshalb dokumentiert Rechnungstool nicht nur positive Aufgaben, sondern auch Grenzen: keine allgemeine Steuerberatung, keine komplette Buchhaltung und keine automatische Garantie für die rechtliche Richtigkeit jedes Einzelfalls.

Der anonyme Komplettablauf

Für die erste Rechnung ist kein Rechnungstool-Konto nötig. Nach dem Verbinden des MCP-Servers läuft die Erstellung vollständig im Chat:

1. Auftrag formulieren. Du nennst bekannte Rechnungsangaben und bittest den Assistenten, vor der Finalisierung nach fehlenden Daten zu fragen.
2. Entwurf erstellen. Rechnungstool legt die Rechnung in einem anonymen Arbeitsbereich an. Die Positionen bleiben bearbeitbar.
3. Angaben prüfen. Du kontrollierst Absender, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Zeitraum, Beträge und Umsatzsteuer.
4. Finalisierung bestätigen. Erst jetzt wird aus dem Entwurf eine festgeschriebene Rechnung. Dieser Schritt ist nicht umkehrbar.
5. Datei erhalten. Rechnungstool gibt das ZUGFeRD-PDF als Dateiressource direkt an den Chat zurück.

Der anonyme Arbeitsbereich bewahrt Rechnungen und PDFs 30 Tage auf. Das reicht für einen unmittelbaren Ablauf ohne Registrierung. Wer später Historie, wiederverwendbare Stammdaten oder einen konsistenten Nummernkreis nutzen möchte, kann den Arbeitsbereich optional mit einem kostenlosen Konto übernehmen.

Warum ZUGFeRD statt eines normalen PDFs?

Seit dem 1. Januar 2025 ist ein einfaches PDF nach der umsatzsteuerlichen Definition keine E-Rechnung mehr. Es enthält keine strukturierten Daten, die eine Software automatisch verarbeiten kann. Das Bundesfinanzministerium nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL – sowie XRechnung als in Deutschland übliche Formate, die die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllen können.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Menschen sehen eine gewöhnliche PDF-Darstellung. Buchhaltungssoftware kann zusätzlich die eingebetteten XML-Daten lesen. Das macht das Ergebnis des Chat-Ablaufs nicht nur anschaulich, sondern maschinenlesbar.

Die Formatunterstützung ersetzt keine Einzelfallprüfung. Entscheidend sind die tatsächlichen Angaben, der Geschäftsvorfall, der Empfänger und die jeweils geltenden Regeln.

Warum die Finalisierung bewusst getrennt ist

Vor der Finalisierung kann ein Entwurf geändert werden. Danach ist er festgeschrieben. Diese Trennung verhindert, dass eine bloße Formulierungsänderung unbemerkt eine neue endgültige Rechnung erzeugt.

In einem verbundenen Konto zieht die Finalisierung die korrekte nächste fortlaufende Rechnungsnummer. Technisch wiederholte Anfragen sind idempotent: Wird derselbe Finalisierungsaufruf wegen einer unterbrochenen Verbindung wiederholt, entsteht nicht automatisch eine zweite Rechnung.

Wann ein Konto sinnvoll ist

Die anonyme Nutzung passt, wenn du eine einzelne Rechnung direkt im Gespräch erstellen willst. Ein kostenloses Konto hilft, wenn sich Daten wiederholen:

• Absenderprofile mit Rechnungseinstellungen,
• Kunden mit Anschrift und Kundennummer,
• Artikel und Leistungen mit Preisen und Steuersätzen,
• dauerhafte Rechnungshistorie und Aufbewahrungs-Workflows,
• konsistente künftige Rechnungsnummern.

Das Konto wird über OAuth 2.1 mit PKCE verbunden. Der Assistent erhält dein Rechnungstool-Passwort nicht. Die Anmeldung wird erst benötigt, wenn du Kontofunktionen verwenden oder einen anonymen Arbeitsbereich übernehmen möchtest.

Ein guter Startprompt

„Erstelle mit Rechnungstool eine deutsche E-Rechnung für zwei Beratungstage im August 2026 zu je 900 Euro netto plus 19 Prozent Umsatzsteuer. Frage mich nach allen fehlenden Angaben. Zeige mir den vollständigen Entwurf und finalisiere erst nach meiner Bestätigung. Gib mir danach das ZUGFeRD-PDF.“

Dieser Prompt trennt Datenerfassung, Prüfung und endgültige Aktion. Er beschreibt außerdem das gewünschte Ergebnis als Datei.

So startest du

Solange Rechnungstool noch nicht als bestätigter Eintrag im universellen OpenAI-Plugin-Verzeichnis veröffentlicht ist, wird der Remote-MCP-Server im ChatGPT Developer Mode hinzugefügt. Die aktuelle MCP-Anleitung nennt den Endpunkt und die Schritte für ChatGPT und Claude.